Monsieur le
Ministre,
Je suis intervenue
il y a quelques mois sur l'enquête de satisfaction mise en place par l'AFSCA.
Je vous avais notamment demandé si les résultats des enquêtes précédentes
avaient débouchés sur des changements majeurs. A cet égard, vous m'avez indiqué
que, après l'enquête, tous les membres du personnel ont été invités à réaliser
une analyse des causes des résultats et à formuler des propositions d'actions.
Sur base de ces dernières, le Comité de direction de l'AFSCA a sélectionné cinq
domaines d'action (simplification administrative, communication interne, lieu
de travail agréable, possibilité de carrière et considération des personnes
au-delà des chiffres) et ces domaines d'action ont été intégrés dans les
objectifs opérationnels de l'Agence. Enfin, lors de ma précédente question sur
le sujet, vous m'avez indiqué que ces actions étaient actuellement en cours de
réalisation. Je souhaite faire le point à ce sujet.
Monsieur le
Ministre,
§ Pouvez-vous me faire un état des lieux de ce dossier? Certaines actions
ont-elles déjà été réalisées? Si oui, lesquelles? Concrètement, comment cela se
réalise sur le terrain?
Réponse de Willy Borsus à la question n° 14717 de Caroline Cassart-Mailleux:
Effectivement, le Comité
de direction de l’AFSCA a sélectionné cinq domaines d’actions qui ont été
intégrés dans les objectifs opérationnels de l’Agence.
Le 1er
domaine concerne la simplification administrative interne.
En 2016, plusieurs
actions ont été réalisées.
Une note a été
rédigée réglant la demande, la notification et le traitement des dispenses de
service, missions de service et absences à compenser. Cette note règle de
manière claire ce qu’il faut demander tant pour la durée que pour les frais.
L’aspect formation y est également intégré. Cette note clarifie et annule
toutes les notes antérieures sur le sujet.
En outre, le
traitement des demandes d’absence a été simplifié par le biais des applications
informatiques en réduisant les émissions de papier et en mettant en avant les
approbations effectuées.
De plus, toutes les
demandes d’interruption de carrière nécessitant de compléter un formulaire de
l’ONEM s’effectuent désormais en ligne. Ceci a pour conséquence une
simplification et une rapidité de traitement pour les collaborateurs.
Tout au long des
prochains mois, un travail intensif sera mené pour la préparation du passage
vers PersoPoint qui cadre avec les objectifs du gouvernement pour une
optimalisation et une simplification du processus qui concerne les salaires.
En 2017, l’AFSCA
poursuivra ses efforts en matière de simplification administrative. Une
révision de plusieurs procédures est en cours au niveau des Directeurs
généraux.
Le deuxième domaine
vise à améliorer la communication interne.
Les collaborateurs
souhaitent être informés plus rapidement des nouvelles relatives au personnel.
C’est ainsi que le service P&O depuis le 31 mars 2016 met à jour de manière
hebdomadaire sur intranet une rubrique « Start & Move » qui
reprend les nouvelles relatives aux personnel (arrivées, changements de
service, promotions, nouvelles désignations). D’autre part, le service IT a
implémenté fin mars 2016 un moteur de recherche plus performant.
Il est également
prévu en 2017 une révision profonde de la structure à travers laquelle
l’information est présentée sur intranet, prioritairement pour les matières
relatives au personnel.
Le troisième
domaine a pour objectif de garantir pour chaque agent un lieu de travail
agréable.
En vue de répondre
au mieux aux besoins des agents, diverses interviews sont prévues en vue de
définir un aménagement des espaces de travail adéquat qui tient compte des
exigences liées à chacune des fonctions exercées en combinant des solutions
logistiques, ainsi que des outils IT (information technology) modernes.
A titre d’exemples,
prévoir des réfectoires, des espaces silence, davantage de flexibilité dans
l’organisation du travail ainsi que des outils facilitant la collaboration.
Des petites actions
pilotes ont vu le jour comme l’aménagement d’un local de convivialité aux
couleurs chaudes et équipé d’un mobilier moderne, l’achat de quelques ballons
sièges afin de pouvoir changer de position en cours de journée, des journées
d’intégration, etc.
Le quatrième
domaine porte sur les possibilités de carrière et plus particulièrement sur les
procédures en la matière pour répondre aux agents qui souhaitent encore
davantage de transparence.
C’est ainsi qu’une
nouvelle procédure dans le cadre des promotions est en cours de finalisation.
Le cinquième
domaine porte sur l’interprétation et le suivi à donner aux chiffres qui sont
collectés.
Des membres du
personnel demandent d’accorder davantage d’attention à la qualité et moins à la
quantité. Ce sont principalement les collaborateurs des unités provinciales de
contrôle qui demandent de moins se focaliser sur l’obtention de chiffres
élevés.
Les chiffres et les
indicateurs de prestation ne sont pas un instrument pour l’évaluation des
prestations individuelles et ne constituent pas un but en soi.
Il est essentiel
d’expliquer aux membres du personnel pourquoi on travaille avec des chiffres et
comment le management les exploite. Une formation à ce sujet a été ajoutée au
planning 2016/2017 du trajet de formation leadership organisée pour le
management.
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