QE - D. Ducarme - L'enquête de satisfaction 2018 de l'AFSCA  

Rédigé par Caroline Cassart, le 08/11/2018 à 11:40

Monsieur le Ministre,

L'Agence Fédérale pour la Sécurité de la Chaîne Alimentaire met en place, tous les trois ans, une enquête de satisfaction afin d'avoir un indicateur objectif de ce qu'il se passe au sein de l'agence. On estime qu'environ 75 % des travailleurs auraient participé à la dernière enquête en date, enquête qui a permis de déterminer "un taux de satisfaction légèrement au-dessus de la moyenne fédérale". La prochaine est prévue pour 2018.

Suite à la dernière enquête (début 2015), la direction de l’AFSCA a organisé une consultation au cours de laquelle tous les membres du personnel ont été invités à réaliser une analyse des causes des résultats et à fournir des propositions d’actions. Sur base des propositions ainsi formulées, le Comité de direction de l’AFSCA a sélectionné cinq domaines d’action: la simplification administrative, la communication interne, un lieu de travail agréable, les possibilités de carrière et la considération des personnes au-delà des chiffres. Un plan d’action a été établi, comportant huit actions et ces dernières ont été intégrées dans les objectifs opérationnels de l’Agence.

Monsieur le Ministre,

§  Pouvez-vous me communiquer le calendrier de la prochaine enquête (lancement de celle-ci, clôture, résultats)?

 

§  A l’aube d’une nouvelle enquête de satisfaction et très certainement de nouvelles propositions d’actions, pouvez-vous me dresser un bilan des actions menées suite à la précédente enquête de satisfaction? Les objectifs ont-ils été rencontrés?

 

 

Réponse de Denis Ducarme à la question n° 1079 de Caroline Cassart-Mailleux:

 

1. L’enquête de satisfaction du personnel a été lancée le 16/04/2018. Cette enquête a duré environ deux semaines. Elle s’est clôturée le 30 avril dernier. Comme lors des enquêtes précédentes, l’AFSCA a collaboré avec le SPF Bosa pour la réalisation de cette enquête. C’est le SPF Bosa qui s’est chargé de la récolte et du traitement des résultats. L’AFSCA a récemment reçu le rapport final du SPF Bosa. Le Comité de Direction va désormais analyser ces résultats et une communication à ce sujet aura lieu dans les prochaines semaines. La date limite pour l’élaboration des plans d’actions est quant à elle fixée au 31/12/2018.

 

2. 5 domaines d’amélioration avaient été identifiés suite à l’enquête précédente et des actions concrètes avaient été proposées par le Comité de direction. Voici pour chacun de ces domaines le bilan que l’on peut dresser sur la réalisation de ces actions.

 

Domaine 1: Simplification administrative interne

 

·         Action proposée: La DG Services généraux démarrera un projet visant à harmoniser et simplifier les applications et procédures.

 

Réalisations: La DG Services généraux a établi et implémenté un plan d’action d’harmonisation et de simplification des applications et des procédures.  Le plan établi en 2016 pour une période de 3 ans, reprenait les domaines suivants : la formation, les absences, les promotions, la gestion du matériel, la gestion de bâtiments, la facturation, la gestion des cumuls et conflits d’intérêts.

 

- Pour les formations, une nouvelle note de service remplace et actualise plusieurs anciennes notes de service dans un but d’harmonisation et de simplification.

 

- Une simplification des demandes d’absence par les agents a été prévue, traduite dans une note de service et publiée sur intranet.

 

- Concernant les promotions, une nouvelle procédure simplifiée a été publiée sur intranet.

 

- L’ensemble du processus achat a été simplifié au sein de la logistique avec la réalisation d’un projet LEAN (projet d’amélioration du processus). Un plan d’action a été établi. Le projet et l’implémentation des actions du plan font partie du nouveau business plan.

 

- Pour la gestion des bâtiments, un groupe de travail a été mis sur pied en vue d’élaborer un template reprenant toutes les tâches liées à la gestion des bâtiments afin de déterminer les rôles et responsabilités de chaque service. Le comité de direction a approuvé ce template. Le template devra être complété pour chaque site de l’AFSCA.

 

- Le processus de suivi des factures des fournisseurs et des bons de commande a été amélioré et simplifié par la mise en place de l’application P2P.

- Les procédures relatives aux cumuls et aux conflits d'intérêt ont été révisées dans un but de transparence et de simplification.

 

Domaine 2: Meilleure communication interne et en particulier sur intranet

 

·      Action proposée: Le service P&O et le service communication élaborent une communication spécifique qui rassemble, tous les 2 mois, tous les mouvements de personnel et les données relatives au personnel.

 

Réalisation: Une rubrique « start and move » est créée sur intranet depuis le 31 décembre 2016 permettant de communiquer sur les mouvements du personnel. Celle-ci est régulièrement mise à jour, au minimum une fois par mois.

 

·      Action proposée: Le Service ICT réintroduit un moteur de recherche performant.

 

Réalisation: Un moteur de recherche performant est installé depuis le 17 février 2016.

 

·      Action proposée: Examiner dans une première phase le projet transversal de révision (reengineering) d’intranet en collaboration avec le Service Commu­ni­cation, les Services généraux et toutes les DG.

 

Réalisation: Dans le cadre du projet transversal Sharepoint (eDocs), des visites ont été organisées auprès d’autres organisations publiques utilisant Sharepoint comme plateforme pour leur intranet. A cet égard, les responsables du projet eDocs se sont rendus au Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides, à l’Inami et au SPF Pension afin de récolter des bonnes pratiques. Celle-ci seront prises en comptes dans le cadre de l’implémentation à l’AFSCA. Le projet Sharepoint est toujours en cours.

 

Quant à notre intranet actuel, P&O a implémenté une nouvelle structure d’information plus conviviale et intuitive pour les collaborateurs.

 

Domaine 3: Un lieu de travail agréable

 

·      Action proposée: Les services Logistique et P&O (DG Services généraux) examinent si les bâtiments et les locaux de l'AFSCA sont adaptés aux bureaux paysagers dans la forme appliquée à l'AFSCA, compte tenu du type de travail. Un rapport avec des conclusions sera présenté au Comité de direction. Une proposition globale abordant les causes d'insatisfaction en ce qui concerne le lieu de travail est présentée.

 

Réalisation: La DG Services généraux a mis en place un projet ‘nouvelle manière de travailler’ qui reprend différentes actions.

 

Plusieurs actions peuvent être regroupées car elles sont intimement liées pour évoluer vers une forme plus moderne d’organisation impliquant davantage de possibilités de télétravail, un réaménagement des espaces de bureau ainsi qu’une culture basée sur la confiance, la responsabilité et l’orientation résultats. Il s’agit des actions suivantes:

 

- Déterminer par une étude si les locaux sont adaptés aux tâches des collaborateurs.

 

- Projet "Travail flexible" visant à passer vers un mode d’évaluation qui se base sur les résultats atteints plutôt que sur la présence des collaborateurs au bureau.

 

- Introduction du "Dynamic Office": lors d'aménagement de nouvelles localisations, optimalisation de l'utilisation spatiale, réduction des coûts d'hébergement et d'exploitation.

 

Un business case comportant différents scénarios pour passer au sein du FSC vers une forme de dynamic office a été élaboré et présenté au comité de direction. De même, un programme standard de besoins en espaces de travail pour les ULC a également été élaboré et approuvé en juin 2016. Il sert de base pour établir les programmes de besoin de tous les services extérieurs.

 

La DG SG a présenté en comité de direction restreint un projet d’enquête à réaliser au FSC afin de relever les causes d’insatisfaction relatives au lieu de travail et aux bureaux paysagers. Le comité de direction restreint a demandé de développer une méthodologie pour une approche intégrée. Une méthodologie a été présentée en avril 2017 au comité de direction restreint et a décidé que la DG SG appliquerait cette méthodologie dans 2 de ses directions comme projet pilote puis viendrait présenter les résultats au comité de direction.

 

Domaine 4: Possibilités de carrière

 

·      Action proposée: Le service P&O analyse les systèmes actuels relatifs à la carrière et aux perspectives de carrière pour tous les niveaux afin d'obtenir plus de transparence et d'efficacité et d'encourager la rotation des postes (aussi bien horizontalement que verticalement). Les processus et les procédures doivent être mieux harmonisés et simplifiés.

 

Réalisation: Une analyse a été réalisée visant la transparence, l’efficacité et à encourager la rotation des postes. L’analyse a conduit à la rédaction d’une nouvelle politique en matière de comblement de poste. Celle-ci a été publiée le 5/09/2016 sur intranet. Une nouvelle procédure relative à la promotion vers une classe supérieure a été validée en comité de direction et a également été publiée le 20/03/2017 sur intranet. De plus, le nouveau système de carrière a été expliqué aux agents lors des info-sessions organisées en novembre 2016.

 

Domaine 5: Considération pour le travail derrière les chiffres

 

·      Action proposée: La DG Contrôle organise, en collaboration avec P&O, une formation pour le middle management sur l'obtention de résultats qualitatifs et sur la manière de se servir des chiffres.

 

Réalisation: une formation « Gestion des chiffres et des KPI » a été organisée en décembre 2017 pour les middle managers à la DG Contrôle.

Le trajet de formation combinait d'une part une approche individuelle sur mesure, avec un accompagnement et un coaching personnalisé, et d'autre part une approche plus classique, avec une formation dans diverses compétences jugées importantes pour les middle managers de l'AFSCA.

 

Le contenu de la formation visait entre autres à traduire des objectifs opérationnels en KPI quantitatifs utiles dans la pratique, à analyser les KPI, à les élaborer et à les actualiser et à ajouter de la qualité à des KPI quantitatifs.