QE - D. Ducarme - L'enquête de satisfaction 2018 de l'AFSCA
Publié le 01/01/1970 à 01:00
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- L'enquête de satisfaction 2018 de l'AFSCA
Monsieur le
Ministre,
L'Agence Fédérale pour la Sécurité de la
Chaîne Alimentaire met en place, tous les trois ans, une enquête de
satisfaction afin d'avoir un indicateur objectif de ce qu'il se passe au sein
de l'agence. On estime qu'environ 75 % des travailleurs auraient participé à la
dernière enquête en date, enquête qui a permis de déterminer "un taux de
satisfaction légèrement au-dessus de la moyenne fédérale". La prochaine
est prévue pour 2018.
Suite à la dernière enquête (début 2015), la
direction de l’AFSCA a organisé une consultation au cours de laquelle tous les
membres du personnel ont été invités à réaliser une analyse des causes des
résultats et à fournir des propositions d’actions. Sur base des propositions
ainsi formulées, le Comité de direction de l’AFSCA a sélectionné cinq domaines
d’action: la simplification administrative, la communication interne, un lieu
de travail agréable, les possibilités de carrière et la considération des
personnes au-delà des chiffres. Un plan d’action a été établi, comportant huit
actions et ces dernières ont été intégrées dans les objectifs opérationnels de
l’Agence.
Monsieur le Ministre,
§ Pouvez-vous me
communiquer le calendrier de la prochaine enquête (lancement de celle-ci,
clôture, résultats)?
§ A l’aube d’une
nouvelle enquête de satisfaction et très certainement de nouvelles propositions
d’actions, pouvez-vous me dresser un bilan des actions menées suite à la
précédente enquête de satisfaction? Les objectifs ont-ils été rencontrés?
Réponse
de Denis Ducarme à la question n° 1079 de Caroline Cassart-Mailleux:
1. L’enquête de satisfaction du personnel a été lancée le 16/04/2018.
Cette enquête a duré environ deux semaines. Elle s’est clôturée le 30 avril
dernier. Comme lors des enquêtes précédentes, l’AFSCA a collaboré avec le SPF
Bosa pour la réalisation de cette enquête. C’est le SPF Bosa qui s’est chargé
de la récolte et du traitement des résultats. L’AFSCA a récemment reçu le
rapport final du SPF Bosa. Le Comité de Direction va désormais analyser ces
résultats et une communication à ce sujet aura lieu dans les prochaines
semaines. La date limite pour l’élaboration des plans d’actions est quant à
elle fixée au 31/12/2018.
2. 5 domaines d’amélioration avaient été identifiés suite à l’enquête
précédente et des actions concrètes avaient été proposées par le Comité de
direction. Voici pour chacun de ces domaines le bilan que l’on peut dresser sur
la réalisation de ces actions.
Domaine
1: Simplification
administrative interne
·
Action proposée: La DG Services généraux démarrera un projet visant à
harmoniser et simplifier les applications et procédures.
Réalisations: La
DG Services généraux a établi et implémenté un plan d’action d’harmonisation et
de simplification des applications et des procédures. Le
plan établi en 2016 pour une période de 3 ans, reprenait les domaines
suivants : la formation, les absences, les promotions, la gestion du
matériel, la gestion de bâtiments, la facturation, la gestion des cumuls et
conflits d’intérêts.
- Pour les formations, une nouvelle note de service
remplace et actualise plusieurs anciennes notes de service dans un but
d’harmonisation et de simplification.
- Une simplification des demandes d’absence par les
agents a été prévue, traduite dans une note de service et publiée sur intranet.
- Concernant les promotions, une nouvelle procédure
simplifiée a été publiée sur intranet.
- L’ensemble du processus achat a été simplifié au sein
de la logistique avec la réalisation d’un projet LEAN (projet d’amélioration du
processus). Un plan d’action a été établi. Le projet et l’implémentation des
actions du plan font partie du nouveau business plan.
- Pour la gestion des bâtiments, un groupe de travail a
été mis sur pied en vue d’élaborer un template reprenant toutes les tâches
liées à la gestion des bâtiments afin de déterminer les rôles et
responsabilités de chaque service. Le comité de direction a approuvé ce
template. Le template devra être complété pour chaque site de l’AFSCA.
- Le processus de suivi des factures des fournisseurs et
des bons de commande a été amélioré et simplifié par la mise en place de
l’application P2P.
- Les procédures relatives aux cumuls et aux conflits
d'intérêt ont été révisées dans un but de transparence et de simplification.
Domaine 2: Meilleure
communication interne et en particulier sur intranet
· Action proposée: Le service
P&O et le service communication élaborent une communication spécifique qui
rassemble, tous les 2 mois, tous les mouvements de personnel et les données
relatives au personnel.
Réalisation: Une rubrique « start and move » est créée sur intranet
depuis le 31 décembre 2016 permettant de communiquer sur les mouvements du
personnel. Celle-ci est régulièrement mise à jour, au minimum une fois par
mois.
· Action proposée: Le Service ICT
réintroduit un moteur de recherche performant.
Réalisation: Un
moteur de recherche performant est installé depuis le 17 février 2016.
· Action proposée: Examiner dans
une première phase le projet transversal de révision (reengineering) d’intranet
en collaboration avec le Service Communication, les Services généraux et
toutes les DG.
Réalisation: Dans le cadre du projet transversal Sharepoint (eDocs), des visites ont
été organisées auprès d’autres organisations publiques utilisant Sharepoint
comme plateforme pour leur intranet. A cet égard, les responsables du projet
eDocs se sont rendus au Commissariat général aux réfugiés et aux apatrides, à
l’Inami et au SPF Pension afin de récolter des bonnes pratiques. Celle-ci
seront prises en comptes dans le cadre de l’implémentation à l’AFSCA. Le projet
Sharepoint est toujours en cours.
Quant à notre intranet actuel, P&O a implémenté une nouvelle
structure d’information plus conviviale et intuitive pour les collaborateurs.
Domaine
3: Un
lieu de travail agréable
· Action proposée: Les services
Logistique et P&O (DG Services généraux) examinent si les bâtiments et les
locaux de l'AFSCA sont adaptés aux bureaux paysagers dans la forme appliquée à
l'AFSCA, compte tenu du type de travail. Un rapport avec des conclusions sera
présenté au Comité de direction. Une proposition globale abordant les causes
d'insatisfaction en ce qui concerne le lieu de travail est présentée.
Réalisation: La DG Services généraux a mis en place un projet ‘nouvelle manière de
travailler’ qui reprend différentes actions.
Plusieurs actions
peuvent être regroupées car elles sont intimement liées pour évoluer vers une
forme plus moderne d’organisation impliquant davantage de possibilités de
télétravail, un réaménagement des espaces de bureau ainsi qu’une culture basée
sur la confiance, la responsabilité et l’orientation résultats. Il s’agit des
actions suivantes:
- Déterminer par une
étude si les locaux sont adaptés aux tâches des collaborateurs.
- Projet
"Travail flexible" visant à passer vers un mode d’évaluation qui se
base sur les résultats atteints plutôt que sur la présence des collaborateurs
au bureau.
- Introduction du
"Dynamic Office": lors d'aménagement de nouvelles localisations,
optimalisation de l'utilisation spatiale, réduction des coûts d'hébergement et
d'exploitation.
Un business case
comportant différents scénarios pour passer au sein du FSC vers une forme de
dynamic office a été élaboré et présenté au comité de direction. De même, un
programme standard de besoins en espaces de travail pour les ULC a également
été élaboré et approuvé en juin 2016. Il sert de base pour établir les
programmes de besoin de tous les services extérieurs.
La DG SG a présenté
en comité de direction restreint un projet d’enquête à réaliser au FSC afin de
relever les causes d’insatisfaction relatives au lieu de travail et aux bureaux
paysagers. Le comité de direction restreint a demandé de développer une
méthodologie pour une approche intégrée. Une méthodologie a été présentée en
avril 2017 au comité de direction restreint et a décidé que la DG SG
appliquerait cette méthodologie dans 2 de ses directions comme projet pilote
puis viendrait présenter les résultats au comité de direction.
Domaine
4: Possibilités
de carrière
· Action proposée: Le service P&O analyse les systèmes actuels
relatifs à la carrière et aux perspectives de carrière pour tous les niveaux
afin d'obtenir plus de transparence et d'efficacité et d'encourager la rotation
des postes (aussi bien horizontalement que verticalement). Les processus et les
procédures doivent être mieux harmonisés et simplifiés.
Réalisation: Une analyse a été réalisée
visant la transparence, l’efficacité et à encourager la rotation des postes.
L’analyse a conduit à la rédaction d’une nouvelle politique en matière de
comblement de poste. Celle-ci a été publiée le 5/09/2016 sur intranet. Une
nouvelle procédure relative à la promotion vers une classe supérieure a été
validée en comité de direction et a également été publiée le 20/03/2017 sur
intranet. De plus, le nouveau système de carrière a été expliqué aux agents
lors des info-sessions organisées en novembre 2016.
Domaine
5: Considération
pour le travail derrière les chiffres
· Action proposée: La DG Contrôle
organise, en collaboration avec P&O, une formation pour le middle
management sur l'obtention de résultats qualitatifs et sur la manière de se
servir des chiffres.
Réalisation: une
formation « Gestion des chiffres et des KPI » a été organisée en
décembre 2017 pour les middle managers à la DG Contrôle.
Le trajet de formation combinait d'une part une approche
individuelle sur mesure, avec un accompagnement et un coaching personnalisé, et
d'autre part une approche plus classique, avec une formation dans diverses
compétences jugées importantes pour les middle managers de l'AFSCA.
Le contenu de la formation visait entre autres à traduire des
objectifs opérationnels en KPI quantitatifs utiles dans la pratique, à analyser
les KPI, à les élaborer et à les actualiser et à ajouter de la qualité à
des KPI quantitatifs.
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